Aprenda el secreto para aumentar la automatización utilizando sus sistemas ¡Sorprendente!

A medida que las empresas luchan por mantenerse competitivas en los tiempos modernos, confían cada vez más en la automatización. Hay varias razones para esto, incluido el aumento del costo de la mano de obra, la necesidad de mejorar la eficiencia y aumentar la productividad. El 31% de las empresas ya han automatizado al menos un proceso.

Utilizar sus sistemas existentes es una de las formas más efectivas de automatizar sus procesos comerciales. Después de todo, muchas empresas ya utilizan CRM, ERP y software de contabilidad. Desde la gestión del inventario hasta el servicio al cliente, estos sistemas pueden automatizar varias tareas.

Pero, ¿cómo se pueden automatizar con éxito sus sistemas? Identifique las tareas más repetitivas y que consumen más tiempo. Los candidatos más probables para la automatización son esas tareas. Luego, puede buscar maneras de automatizar estas tareas utilizando sus sistemas existentes una vez que los haya identificado.

Beneficios de la automatización para las empresas

Entre los muchos beneficios que la automatización puede traer a las empresas se encuentran:

Mayor eficiencia y productividad.

Con la automatización, las empresas pueden optimizar sus procesos y eliminar las tareas manuales, ahorrando tiempo y dinero de manera significativa. un asombroso El 94 % de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) realizan tareas repetitivas que consumen mucho tiempo. Además, para el 90 % de los trabajadores del conocimiento, la automatización ha mejorado sus trabajos y el 66 % ha aumentado su productividad.

Además, 86% de los trabajadores creen que la automatización mejorará la eficiencia de su trabajo, mientras que 65% cree la tecnología mejorará sus futuras perspectivas laborales. 51% de las organizaciones implementar iniciativas de automatización para mejorar la eficiencia en su negocio.

Precisión y calidad mejoradas.

Es posible reducir los errores mediante la automatización de cosas propensas a errores humanos, como la entrada y transcripción de datos. ¿El resultado? Mejor calidad de productos y servicios, menores costos de reelaboración y tasas de satisfacción del cliente.

Costos reducidos.

Además, la automatización puede reducir los costos operativos, reducir los requisitos de espacio físico y eliminar la mano de obra humana.

Un mayor nivel de cumplimiento.

Las empresas pueden cumplir con las regulaciones al automatizar tareas como evaluaciones de riesgos, registros de auditoría e informes a través de la automatización. Si lo hace, podrá reducir las multas y sanciones.

Mejor servicio al cliente.

Automatizar tareas como responder preguntas, procesar pedidos o resolver quejas puede hacer que el servicio al cliente sea más eficiente y personalizado. El resultado son clientes más satisfechos y fieles.

A McKinsey La encuesta encontró que tres veces más encuestados tienen al menos el 80% de las interacciones con los clientes a través de canales digitales. En 60% de los casos, los profesionales de servicio al cliente hacen recomendaciones automatizadas sobre qué hacer a continuación. El ROI de automatización del departamento de servicio al cliente de TI es más alto que el de cualquier otro departamento, con 37%.

Mejora de la moral y la retención de los empleados.

Los empleados pueden liberarse de tareas mundanas y repetitivas a través de la automatización, lo que les permite dedicar más tiempo a tareas creativas y estratégicas. En consecuencia, la moral de los empleados puede mejorar, y la retención puede aumentar.

Toma de decisiones mejorada.

Las empresas pueden tomar mejores decisiones basadas en información y datos en tiempo real a través de la automatización. Una empresa puede hacer predicciones y optimizar operaciones mediante la identificación de tendencias.

Ahorra tiempo.

De acuerdo a 73% de los líderes de TI, la automatización ayuda a los empleados a ahorrar entre un 10 % y un 50 % del tiempo que antes dedicaban a proyectos manuales. Además, 85% de los gerentes creen que automatizar algunas tareas liberará su tiempo para enfocarse en objetivos importantes de la empresa.

Los dueños de negocios que desean mejorar la eficiencia, la productividad y la rentabilidad pueden beneficiarse significativamente de la automatización. No obstante, la automatización debe monitorearse cuidadosamente para evitar consecuencias no deseadas.

Cómo utilizar sus sistemas para aumentar la automatización

Sus sistemas se pueden utilizar de muchas maneras para aumentar la automatización. Ejemplos incluyen:

• Automatice las tareas repetitivas. La entrada de datos, el procesamiento de correo electrónico y la generación de informes son ejemplos de tareas que se pueden automatizar regularmente. Con la automatización, sus empleados pueden concentrarse en actividades más estratégicas y de valor agregado.
• Utilice aplicaciones basadas en la nube. Las aplicaciones basadas en la nube pueden ayudar a automatizar tareas, ya que son accesibles en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. En particular, esto puede ser útil para empresas con empleados que viajan con frecuencia o que trabajan de forma remota.
• Implementar software de automatización de flujo de trabajo. Al automatizar procesos complejos, como el cumplimiento de pedidos o la incorporación de clientes, puede reducir la carga de trabajo de su equipo. Este método puede ayudarlo a ahorrar tiempo y esfuerzo mientras mejora la precisión y la consistencia.
• Utiliza la inteligencia artificial (IA). Con inteligencia artificial, puede automatizar y hacer que las cosas sean más eficientes. Por ejemplo, la IA puede automatizar el servicio al cliente, analizar datos y predecir resultados.

Su eficiencia, productividad y precisión se pueden mejorar aumentando la automatización del sistema. Como resultado, sus empleados pueden concentrarse en un trabajo estratégico y de mayor valor agregado.

Primeros pasos con la automatización en los negocios

Para comenzar, aquí hay algunos consejos para utilizar sistemas para aumentar la automatización.

Comience con la fruta madura.

Para empezar, identifique las tareas que se pueden automatizar. En la mayoría de los casos, estas tareas son repetitivas, consumen mucho tiempo o son propensas a errores. Sería posible, por ejemplo, que las empresas automatizaran las siguientes tareas:

Sin embargo, no olvide que no todas las tareas son iguales. Es más fácil automatizar algunas tareas que otras. Sin embargo, es posible automatizar tareas repetitivas mediante software o API. Con esta ganancia rápida, tendrá el impulso para avanzar con la automatización.

Evalúe sus sistemas actuales.

Una vez que haya identificado las tareas que desea automatizar, debe evaluar sus sistemas actuales para determinar si pueden soportar la automatización. Puede ser necesario invertir en nuevo hardware o software si sus sistemas no están actualizados.

Elija las herramientas adecuadas para el trabajo.

La automatización de tareas específicas requiere las herramientas adecuadas, por lo que es importante elegir las adecuadas. Entre las herramientas de automatización más populares se encuentran:

Asegúrese de que sus sistemas sean compatibles entre sí.

Asegúrese de que la automatización de varios sistemas fluya sin problemas entre ellos si está utilizando varios sistemas.

Desarrollar un plan de automatización.

El siguiente paso es desarrollar un plan de automatización una vez que haya elegido las herramientas adecuadas. Esto es lo que debe incluir este plan:

• Haz una lista de las tareas que te gustaría automatizar.
• Para automatizar las tareas, debe identificar los datos y los recursos necesarios.
• Cree scripts de automatización o flujos de trabajo.
• Ejecute los scripts de automatización o los flujos de trabajo para asegurarse de que funcionen.
• Ponga los scripts de automatización o los flujos de trabajo en su lugar.
• Esté atento a los scripts o flujos de trabajo de automatización.

Herramientas de automatización preconstruidas versus soluciones de automatización personalizadas.

Varias herramientas de automatización preconstruidas están disponibles para aquellos que no tienen los recursos para desarrollar soluciones de automatización personalizadas. Con estas herramientas, puede automatizar mucho sin saber nada sobre programación.

Sin embargo, ¿qué sucede si desea tener más control sobre el proceso de automatización? En tal caso, puede crear sus propias soluciones de automatización personalizadas. Aunque esta opción es más compleja, te permite automatizar cualquier tarea que puedas imaginar.

Obtenga la aceptación de las partes interesadas.

Una empresa puede beneficiarse significativamente de la automatización. Sin embargo, para automatizar las tareas, es vital obtener primero la aprobación de las partes interesadas. De esta manera, la automatización se puede adaptar a sus necesidades.

Supervise y ajuste su plan de automatización según sea necesario.

Una vez que su plan de automatización esté en su lugar, debe monitorearlo para asegurarse de que funcione correctamente. También es posible que deba ajustar el plan según sea necesario para adaptarse a los cambios en su negocio o sus sistemas.

Esté preparado para adaptarse.

La industria de la automatización está en constante evolución, por lo que sus sistemas deben estar preparados para adaptarse a medida que surgen nuevas tecnologías. Como tal, experimente y pruebe algo nuevo sin dudarlo.

Ejemplos de automatización empresarial

Estos son algunos ejemplos de cómo se utiliza la automatización en las empresas en este momento:

• • Fabricación. La automatización se utiliza en la fabricación para el montaje, el embalaje y la entrega. Además de mejorar la eficiencia y la productividad, los fabricantes pueden reducir costos.
  • Minorista. Muchas tareas minoristas están automatizadas, incluida la gestión de inventario y el servicio al cliente. Como resultado, los minoristas pueden mejorar el servicio al cliente, reducir costos y aumentar las ventas.
  • Logística. El transporte, el almacenamiento y el cumplimiento de pedidos se encuentran entre las tareas de logística automatizada. Las empresas que implementan este sistema pueden ser más eficientes, productivas, reducir costos y atender mejor a sus clientes.
  • Cuidado de la salud. En el cuidado de la salud, las tareas automatizadas ayudan a programar citas, procesar reclamos y brindar atención. Los proveedores de atención médica pueden mejorar la calidad, ahorrar dinero y reducir los errores al recortar costos y liberar personal.
  • Finanzas. Casi todo en las finanzas está automatizado, incluido el comercio, los préstamos y la contabilidad. Al hacerlo, las instituciones financieras pueden cumplir con los requisitos reglamentarios y ser más eficientes y productivas. Estos ejemplos muestran cómo las empresas utilizan la automatización en la actualidad. A medida que avanza la tecnología, veremos aún más automatización.

Con estos consejos, puede automatizar sus sistemas comerciales y mejorar la eficiencia.

Al automatizar su sistema, tenga en cuenta lo siguiente:

• Costos de automatización. Es esencial tener en cuenta los costos de software, hardware e implementación al invertir en automatización.
• Tiempo necesario para automatizar. Identificar las tareas adecuadas para automatizar, desarrollar o adquirir las herramientas de automatización adecuadas e implementar soluciones de automatización puede llevar algún tiempo.
• Impacto de los empleados. La automatización puede provocar el desplazamiento del trabajo, por lo que debe desarrollar un plan para redistribuir a esos empleados.
• Manteniendo sus sistemas seguros. Debe tomar medidas para proteger sus sistemas de los nuevos riesgos de seguridad introducidos por la automatización.

Conclusión

Las empresas pueden mejorar su eficiencia, precisión, productividad y servicio al cliente con la ayuda de la automatización. Las empresas pueden aumentar su automatización siguiendo los pasos descritos en este artículo y cosechar los muchos beneficios que conlleva.

Además de los beneficios anteriores, la automatización también puede ayudar a las empresas a:

• Manténgase por delante de la competencia. La automatización mejora la competitividad de una empresa frente a aquellas que no lo hacen.
• Atraer y retener a los mejores talentos. A medida que la automatización y la innovación se vuelven más frecuentes, los empleados buscan trabajos que ofrezcan estas oportunidades.
• Hacer crecer su negocio. Como resultado, se pueden liberar recursos para el crecimiento del negocio.

Cuando se trata de mejorar su negocio, la automatización es un excelente lugar para comenzar. En última instancia, la automatización del sistema le ahorra dinero, tiempo y mejora sus resultados.

preguntas frecuentes

¿Qué es la automatización de procesos de negocio (BPA)?

Un proceso automatizado para automatizar tareas repetitivas se denomina automatización de procesos comerciales (BPA). A su vez, esto libera a los empleados para realizar tareas más estratégicas y de valor agregado, al mismo tiempo que mejora la eficiencia y la precisión.

¿Cuáles son los beneficios del BPA?

Los beneficios del BPA incluyen:

• Eficiencia incrementada. Al optimizar los procesos y eliminar el desperdicio, el BPA puede ahorrar tiempo y dinero.
• Precisión mejorada. Su negocio puede evitar pérdidas financieras y daños a su reputación al reducir los errores con BPA.
• Cumplimiento mejorado. Al utilizar BPA, puede facilitar el cumplimiento de las normativas.
• Brindando un mejor servicio al cliente. Con BPA, puede brindar un servicio al cliente más rápido y preciso, aumentando la satisfacción y la lealtad del cliente.
• Aumento de la productividad de los empleados. Como resultado de BPA, los empleados pueden concentrarse en tareas más estratégicas y de valor agregado, lo que resulta en productividad incrementada y moral

¿Cuáles son los desafíos del BPA?

BPA presenta los siguientes desafíos:

• Para empresas grandes y complejas, el BPA puede ser costoso.
• Cuando se trata de BPA, puede interrumpir el lugar de trabajo porque cambia los procedimientos y procesos existentes.
• Para administrar BPA de manera efectiva, varios departamentos deben coordinarse y comunicarse bien.
• Debido a su dependencia de software y sistemas, BPA es vulnerable a los ataques cibernéticos.

¿Cómo sé si el BPA es adecuado para mi negocio?

BPA puede ser adecuado para su negocio si desea mejorar la eficiencia, la precisión, el cumplimiento, el servicio al cliente y la productividad de los empleados. Sin embargo, al implementar BPA, debe considerar cuidadosamente los costos y desafíos involucrados.

Crédito de la imagen: Miguel Ángel Buonarroti; Pexels; ¡Gracias!

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