Si el tiempo es dinero, los propietarios de pequeñas empresas que no aprovechan las herramientas de inteligencia artificial como ChatGPT son … [+]
La frase “pequeña empresa” es un nombre inapropiado. La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas o emprendedores tienen objetivos y ambiciones que no son nada pequeñas: simplemente prefieren mantener el control sobre su negocio. Puede resultar complicado competir con nuevas empresas financiadas por capital de riesgo que tienen más recursos a su disposición. Pero hoy en día, herramientas como ChatGPT están nivelando el campo de juego para empresas grandes y pequeñas, comenzando con la redacción de correos electrónicos y el marketing.
Como propietario de un negocio iniciado, utilizo regularmente herramientas de inteligencia artificial como ChatGPT para mejorar la comunicación, ahorrar tiempo e impulsar el alcance de mi negocio, lo que me deja más energía para concentrarme en las tareas que realmente mueven la aguja de mi empresa. A continuación le mostramos cómo puede utilizar ChatGPT para correos electrónicos de pequeñas empresas.
Cómo escribir correos electrónicos con ChatGPT
Si eres nuevo en los modelos de lenguajes grandes (LLM), quizás te preguntes: ¿Puede ChatGPT escribir correos electrónicos profesionales y realistas? Respuesta corta: sí. ChatGPT puede actuar como su asistente personal de IA, generando borradores que suenan profesionales, ya sea que necesite una presentación fría a clientes potenciales o respuestas repetitivas fuera de la oficina. Todo comienza con el “mensaje”: las instrucciones que le das a ChatGPT.
Cuando elabore un mensaje, actúe como periodista y considere las preguntas: quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo. Especifique el formato (por ejemplo, una plantilla versus un mensaje único), el tono, la audiencia, el momento, los detalles clave a incluir y por qué está escribiendo en primer lugar. El contexto del mensaje ayuda a ChatGPT a alcanzar sus objetivos. Afortunadamente, ChatGPT es una herramienta conversacional, por lo que puedes entablar un diálogo de ida y vuelta para asegurarte de que un borrador de correo electrónico cumpla con tus expectativas.
Aproveche ChatGPT para correos electrónicos de pequeñas empresas
ChatGPT puede ayudarle con los correos electrónicos comerciales y el marketing relacionado de varias maneras. Con ChatGPT, puede generar rápidamente plantillas y primeros borradores. Puede actuar como un editor de textos, un lector sensible o un editor de desarrollo, enfocándose en los aspectos generales de la escritura, como el tono y la estructura. Puede filtrar comunicaciones no esenciales. Puede ayudarle a realizar investigaciones rápidamente para que pueda incluir datos persuasivos y dirigir sus correos electrónicos a la audiencia donde puede generar el mayor impacto.
Las mayores ventajas de utilizar ChatGPT para estas tareas son ahorrarle tiempo y energía. Al delegar tareas tediosas a ChatGPT, como primeros borradores, investigaciones y administración de la bandeja de entrada, puedes dedicar más atención a tareas que solo tú puedes hacer: perfeccionar el tono de un correo electrónico o establecer una conexión personal con el destinatario. En la otra cara de la moneda, no siempre se puede confiar en ChatGPT: se sabe que plagia o inventa cosas. Las investigaciones han descubierto que al resumir hechos, La tecnología ChatGPT “alucina” alrededor del 3 por ciento del tiempo.
Delegar la redacción de correos electrónicos a ChatGPT no significa entregar las riendas por completo. Debes ser un editor diligente.
A continuación, presentamos un vistazo más de cerca a cinco formas en que puede utilizar ChatGPT para correos electrónicos de pequeñas empresas.
1. Cree filtros de correo electrónico
Revisar el desorden de correos electrónicos puede suponer una gran pérdida de energía y productividad. ChatGPT puede ayudarlo a configurar filtros de correo electrónico y concentrarse en los correos electrónicos esenciales, sin perder tiempo eliminando cada “**Oferta especial navideña**” que llega a su bandeja de entrada. Mi bandeja de entrada de alta prioridad resalta los mensajes importantes y filtra las distracciones.
Para las pequeñas empresas, esto significa ahorrar tiempo, aumentar la productividad y mejorar la capacidad de respuesta, algo crucial para seguir siendo competitivos. Si bien las instrucciones técnicas para configurar filtros están disponibles en línea, ChatGPT puede guiarlo a través del proceso. Con un mensaje simple como “¿Cómo configuro un filtro de Gmail para eliminar automáticamente los correos electrónicos con el asunto ‘Oferta de spam’?” ChatGPT generará guía paso a paso para plataformas como Gmail, Outlook, Apple Mail y Thunderbird.
Al eliminar el ruido, ChatGPT ayuda a las pequeñas empresas a priorizar las comunicaciones esenciales.
2. Revisar el borrador de la estructura del correo electrónico
Escribir correos electrónicos es fácil, pero escribir correos electrónicos de forma eficaz es un arte. Para crear correos electrónicos impactantes que logren sus objetivos, Harvard Business Review sugiere lo siguiente fórmula de correo electrónico: comience con la acción que desea que realice el destinatario, siga con el contexto de por qué necesita esa acción y luego finalice haciéndole saber que está disponible para responder sus preguntas.
ChatGPT puede ayudarlo a maximizar la efectividad de sus correos electrónicos revisando su estructura y ofreciendo consejos para mejorar. Por ejemplo, puede compartir la fórmula anterior con ChatGPT, pegar su correo electrónico en la conversación y preguntar si el correo electrónico refleja la estructura. Un correo electrónico bien estructurado ahorra tiempo tanto al remitente como al destinatario. También puede mejorar la participación del cliente, generar confianza y aumentar las tasas de respuesta, todo lo cual puede tener un impacto positivo en su pequeña empresa.
3. Edite los correos electrónicos con un peine de dientes finos
En mi empresa, animo a los miembros del equipo a utilizar herramientas de inteligencia artificial como ChatGPT para editar correos electrónicos. ChatGPT puede revisar rápidamente los correos electrónicos en busca de errores tipográficos, gramaticales y claridad, asegurándose de que estén pulidos antes de presionar enviar.
¿Por qué esto importa? Incluso el correo electrónico mejor estructurado y atractivo pierde su impacto si se escapa un error tipográfico tonto. Errores aparentemente menores pueden terminar dañando su credibilidad y socavando la confianza en su negocio.
Usar ChatGPT es simple: copie el borrador de su correo electrónico en la herramienta, pídale que lo revise en busca de errores y realice los ajustes necesarios. Esta pequeña inversión de tiempo puede evitarle situaciones embarazosas y fortalecer la reputación de su pequeña empresa.
4. Borradores de correos electrónicos promocionales
Para los propietarios de pequeñas empresas, adquirir listas de suscriptores de correo electrónico lleva tiempo, pero son una parte esencial de cualquier estrategia de marketing. ChatGPT puede ayudarlo a aprovechar los contactos de clientes y clientes potenciales que tanto le costó ganar al redactar correos electrónicos para promocionar nuevos productos y ofertas.
Digamos que tienes una oferta navideña. Puede utilizar ChatGPT para crear un mensaje atractivo utilizando las mejores prácticas de marketing por correo electrónico. Simplemente proporcione los detalles esenciales, especifique el tono que busca, agregue las especificaciones de estructura y proporcione cualquier contexto adicional para refinar el correo electrónico y satisfacer sus necesidades.
5. Cree plantillas para las preguntas frecuentes sobre el campo
Cuando comencé mi negocio, rápidamente me di cuenta de que recibía las mismas consultas de los clientes. Creé plantillas para responder a las preguntas frecuentes sin tener que redactar un nuevo correo electrónico cada vez. ChatGPT puede generar borradores de plantillas, lo que le deja más tiempo para concentrarse en perfeccionar el mensaje.
Comience por hacer una lista de los tipos de correo electrónico y las preguntas que recibe con frecuencia. Agrupe la lista completa en categorías y luego toque ChatGPT para ayudarlo a preparar un borrador de plantilla para cada categoría. Edite los borradores según sea necesario y guarde las plantillas en su programa de correo electrónico con etiquetas fáciles de reconocer. Siempre que reciba una consulta que coincida con una categoría, actualice la información del destinatario en la plantilla y envíe el correo electrónico. Es posible que se sorprenda de la cantidad de tiempo que ahorra, lo que le permitirá pensar en cuestiones de nivel superior, como la estrategia empresarial y el crecimiento.
Conclusión
Si el tiempo es dinero, los propietarios de pequeñas empresas que no aprovechan las herramientas de inteligencia artificial como ChatGPT están dejando dinero sobre la mesa. Con las indicaciones adecuadas, puede automatizar los primeros pasos del proceso de redacción, realizar investigaciones rápidamente, generar borradores de correo electrónico con sonido profesional y, en última instancia, aumentar el alcance de su empresa. ChatGPT puede liberarte para que puedas concentrarte en tareas más impactantes.